1. Introduction

Ecosanicare ("we," "us," or "our") is committed to protecting the privacy of our clients, website visitors, and business partners. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard your personal information in accordance with the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) and applicable Ontario privacy legislation.

This policy applies to information collected through our website (ecosanicare.ca), our booking system, our partner program, and any direct communications with us.

2. Information We Collect

Information you provide to us:

• Name, email address, phone number, and mailing address
• Property details submitted through our booking or quote system (address, property type, square footage)
• Payment-related information (we do not store credit card numbers; payments are processed through secure third-party services)
• Communications you send to us via email, WhatsApp, phone, or contact forms
• Partner program registration details (brokerage name, referral codes, commission preferences)

Information collected automatically:

• Device and browser type, IP address, and operating system
• Pages visited, time spent on our site, and referring URLs
• Cookies and similar tracking technologies (see Section 8)

3. How We Use Your Information

We use your personal information to:

• Provide, schedule, and manage cleaning services you have requested
• Send booking confirmations, reminders, and service updates
• Process payments and issue invoices or receipts
• Administer our Partner Program, including tracking referrals and processing commissions or rewards
• Respond to your inquiries and provide customer support
• Improve our website, services, and user experience
• Comply with legal obligations and enforce our terms

4. How We Share Your Information

We do not sell, rent, or trade your personal information to third parties. We may share your information in the following limited circumstances:

• Service providers: We use third-party tools (such as Supabase for data management, EmailJS for email delivery, and Netlify for web hosting) that may process your data on our behalf. These providers are bound by their own privacy policies and are only given access to information necessary to perform their functions.
• Partner agents: If you book through a partner agent's referral link, we may share limited booking information (first name, service type, service date, and general service area) with the referring agent for commission tracking purposes. We do not share your full address, email, or phone number with partner agents.
• Legal requirements: We may disclose your information if required by law, court order, or governmental regulation, or if we believe disclosure is necessary to protect our rights, your safety, or the safety of others.

5. Data Security

We take reasonable technical and organizational measures to protect your personal information against unauthorized access, alteration, disclosure, or destruction. These measures include encrypted data transmission (SSL/TLS), secure database hosting, and access controls limiting who within our organization can view your information.

However, no method of electronic transmission or storage is 100% secure. While we strive to use commercially acceptable means to protect your information, we cannot guarantee its absolute security.

6. Data Retention

We retain your personal information only as long as necessary to fulfil the purposes for which it was collected, including to satisfy legal, accounting, or reporting requirements. Booking records are typically retained for a minimum of seven (7) years for tax and business purposes. You may request deletion of your data at any time (see Section 7).

7. Your Rights

Under PIPEDA, you have the right to:

• Access the personal information we hold about you
• Correct any inaccurate or incomplete information
• Withdraw consent for the collection, use, or disclosure of your information (subject to legal or contractual restrictions)
• Request deletion of your personal information
• File a complaint with the Office of the Privacy Commissioner of Canada if you believe your privacy rights have been violated

To exercise any of these rights, please contact us using the information in Section 12.

8. Cookies and Analytics

Our website may use cookies and similar technologies to improve your browsing experience. Cookies are small text files stored on your device. We may use:

• Essential cookies: Required for the website to function (e.g., language preference, session management)
• Analytics cookies: Help us understand how visitors use our website so we can improve it

You can control cookies through your browser settings. Disabling cookies may affect some website functionality.

9. Third-Party Services

Our website and services integrate with the following third-party platforms. Each has its own privacy policy governing the data they process:

• Supabase (database and authentication)
• Netlify (website hosting)
• EmailJS (email delivery)
• WhatsApp / Meta (messaging)

We encourage you to review the privacy policies of these services.

10. Children's Privacy

Our services are not directed to individuals under the age of 18. We do not knowingly collect personal information from children. If we become aware that we have collected information from a child, we will take steps to delete it promptly.

11. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. When we make changes, we will update the "Last updated" date at the top of this page. We encourage you to review this policy periodically. Continued use of our website or services after changes are posted constitutes acceptance of the updated policy.

12. Contact Us

If you have any questions about this Privacy Policy or wish to exercise your privacy rights, please contact us:

Ecosanicare
Email: info@ecosanicare.ca
Phone: (416) 709-7541
Website: ecosanicare.ca

You may also contact the Office of the Privacy Commissioner of Canada at www.priv.gc.ca or by phone at 1-800-282-1376.

1. Introduction

Ecosanicare (« nous » ou « notre ») s'engage à protéger la vie privée de ses clients, visiteurs du site Web et partenaires commerciaux. La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et à la législation ontarienne applicable en matière de protection de la vie privée.

Cette politique s'applique aux renseignements recueillis par l'entremise de notre site Web (ecosanicare.ca), de notre système de réservation, de notre programme de partenaires et de toute communication directe avec nous.

2. Renseignements que nous recueillons

Renseignements que vous nous fournissez :

• Nom, adresse courriel, numéro de téléphone et adresse postale
• Détails de la propriété soumis via notre système de réservation ou de devis (adresse, type de propriété, superficie)
• Renseignements liés au paiement (nous ne stockons pas les numéros de carte de crédit ; les paiements sont traités par des services tiers sécurisés)
• Communications que vous nous envoyez par courriel, WhatsApp, téléphone ou formulaires de contact
• Détails d'inscription au programme de partenaires (nom du courtage, codes de référence, préférences de commission)

Renseignements recueillis automatiquement :

• Type d'appareil et de navigateur, adresse IP et système d'exploitation
• Pages visitées, temps passé sur notre site et URL de provenance
• Témoins et technologies de suivi similaires (voir la section 8)

3. Utilisation de vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

• Fournir, planifier et gérer les services de nettoyage que vous avez demandés
• Envoyer des confirmations de réservation, des rappels et des mises à jour de service
• Traiter les paiements et émettre des factures ou des reçus
• Administrer notre programme de partenaires, y compris le suivi des références et le traitement des commissions ou récompenses
• Répondre à vos demandes et fournir un soutien à la clientèle
• Améliorer notre site Web, nos services et l'expérience utilisateur
• Respecter nos obligations légales et appliquer nos conditions

4. Partage de vos renseignements

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos renseignements personnels à des tiers. Nous pouvons partager vos renseignements dans les circonstances limitées suivantes :

• Fournisseurs de services : Nous utilisons des outils tiers (tels que Supabase pour la gestion des données, EmailJS pour l'envoi de courriels et Netlify pour l'hébergement Web) qui peuvent traiter vos données en notre nom. Ces fournisseurs sont liés par leurs propres politiques de confidentialité.
• Agents partenaires : Si vous réservez via un lien de référence d'un agent partenaire, nous pouvons partager des renseignements de réservation limités (prénom, type de service, date de service et zone de service générale) avec l'agent référent à des fins de suivi des commissions. Nous ne partageons pas votre adresse complète, courriel ou numéro de téléphone avec les agents partenaires.
• Exigences légales : Nous pouvons divulguer vos renseignements si la loi l'exige, sur ordonnance d'un tribunal ou en vertu d'une réglementation gouvernementale.

5. Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre l'accès non autorisé, la modification, la divulgation ou la destruction. Ces mesures comprennent la transmission de données chiffrées (SSL/TLS), l'hébergement sécurisé de bases de données et des contrôles d'accès.

Cependant, aucune méthode de transmission électronique ou de stockage n'est sécurisée à 100 %. Bien que nous nous efforcions d'utiliser des moyens commercialement acceptables pour protéger vos renseignements, nous ne pouvons garantir leur sécurité absolue.

6. Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour remplir les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, y compris pour satisfaire aux exigences légales, comptables ou de déclaration. Les dossiers de réservation sont généralement conservés pendant un minimum de sept (7) ans à des fins fiscales et commerciales.

7. Vos droits

En vertu de la LPRPDE, vous avez le droit de :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Corriger tout renseignement inexact ou incomplet
• Retirer votre consentement à la collecte, l'utilisation ou la divulgation de vos renseignements
• Demander la suppression de vos renseignements personnels
• Déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées de la section 12.

8. Témoins (cookies) et analytique

Notre site Web peut utiliser des témoins et des technologies similaires pour améliorer votre expérience de navigation. Les témoins sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil. Nous pouvons utiliser :

• Témoins essentiels : Nécessaires au fonctionnement du site Web (p. ex., préférence linguistique, gestion de session)
• Témoins analytiques : Nous aident à comprendre comment les visiteurs utilisent notre site Web

Vous pouvez contrôler les témoins via les paramètres de votre navigateur.

9. Services tiers

Notre site Web et nos services s'intègrent aux plateformes tierces suivantes, chacune ayant sa propre politique de confidentialité :

• Supabase (base de données et authentification)
• Netlify (hébergement Web)
• EmailJS (envoi de courriels)
• WhatsApp / Meta (messagerie)

10. Vie privée des enfants

Nos services ne s'adressent pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Lorsque nous apportons des modifications, nous mettrons à jour la date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page. L'utilisation continue de notre site Web ou de nos services après la publication des modifications constitue l'acceptation de la politique mise à jour.

12. Nous joindre

Si vous avez des questions concernant cette Politique de confidentialité ou souhaitez exercer vos droits en matière de protection de la vie privée, veuillez nous contacter :

Ecosanicare
Courriel : info@ecosanicare.ca
Téléphone : (416) 709-7541
Site Web : ecosanicare.ca

Vous pouvez également contacter le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à www.priv.gc.ca ou par téléphone au 1-800-282-1376.